Molte aziende operano già da tempo in modalità “lavoro-da-casa” e probabilmente continueranno a farlo a lungo. Alcune però non hanno ancora definito internamente la propria politica in merito, che di fatto è rimasta ferma ai primi giorni della pandemia. È giunto il momento di cambiare.  

Pubblicato originariamente su Fast Company.

 

Dall’inglese Nationwide all’americana Twitter, sono tante le aziende nel mondo che hanno sviluppato politiche permanenti relative al lavoro da remoto in risposta alla pandemia, lasciando tuttavia molti dipendenti alle prese con non poche perplessità. Collaborazioni virtuali, scrivanie improvvisate su tavoli da cucina e nessuna occasione di socializzazione con i colleghi: anche se tecnicamente possibile, forse questa modalità di lavoro non fa proprio al caso di tutti.

Tra i tanti elementi alla base di un’efficace strategia di smartworking, fondamentale è la disponibilità dell’hardware e degli strumenti di collaborazione adeguati. Tuttavia, anche quando questi non mancano, resta comunque un’enorme differenza affinché lo smart-working sia davvero intelligente.

Se da un lato potremmo non avere più il piacere di presenziare fisicamente a un aperitivo di team – o almeno non nel prossimo futuro – dall’altro ci sono azioni che i leader di un’organizzazione possono intraprendere fin da subito per preservare la cultura aziendale nel lungo termine.

Qualche anno fa Hotwire scelse di adottare una politica di thoughtful working, incoraggiando i dipendenti a svolgere il proprio lavoro nel modo e nel luogo che meglio conciliassero un’elevata qualità dei risultati. Il concetto di thougtful working è imperniato sul valore della fiducia: applicarlo significa fidarsi dei propri dipendenti, trattandoli da adulti e ritenendoli responsabili di portare a termine i propri compiti con la massima qualità ed entro i tempi prestabiliti. Un deciso cambio di rotta che guarda molto più ai risultati più che al tempo impiegato per conseguirli, alla strategia più che alla tattica, e all’efficacia più che sulla quantità di impegni da portare a termine.

Gradito o meno, lo smart-working è entrato con prepotenza nelle nostre realtà aziendali, in molti casi per restarci a lungo. Anche quando sarà possibile rientrare in ufficio, poi, saremo noi a essere cambiati: avendo dimostrato di poter essere ugualmente produttivi, in molti chiederemo una maggior flessibilità nel lavoro – una richiesta che le aziende non potranno più ignorare, soprattutto se intendono attrarre e mantenere risorse umane di talento. È quindi necessario implementare strategie a lungo termine – non solo soluzioni temporanee — per mantenere alta la motivazione e il coinvolgimento del team anche da remoto. Ecco alcuni elementi da considerare per istituire una cultura aziendale che sia efficace, sostenibile e di supporto e che non supponga una presenza in ufficio.

DARE IL BUON ESEMPIO DALL’ALTO

Secondo alcuni dati pubblicati di recente da Microsoft, durante la pandemia i dipendenti dell’azienda informatica americana hanno lavorato – in modalità di smart-working – in media quattro ore aggiuntive a settimana. Un dirigente che risponde alle e-mail a tarda sera, anche senza volerlo, spinge i dipendenti a seguire il suo esempio, inducendo quelli con meno esperienza a credere di dover essere connessi a tutte le ore. Si rischia così di adottare uno stile lavorativo non sostenibile, in cui le risorse umane sono incoraggiate a “non staccare” mai.

Il vero thoughtful working implica flessibilità ma non connessione always-on, in modo da poter conciliare al meglio i propri impegni privati e professionali. Sarebbe buona prassi, quindi, concentrare le comunicazioni di team sui compiti veri e propri e sulla relativa tempistica, piuttosto che sulla quantità di ore dedicata allo svolgimento dello stesso.

RIPENSARE LA FORMAZIONE

Così com’è cambiato negli ultimi mesi il nostro ambiente di lavoro, sia fisico che mentale, analogamente devono cambiare le modalità di formazione dei dipendenti, sia per i programmi individuali che per quelli riservati ai team. Non potendo più contare sull’ufficio fisico, le aziende devono dare la priorità a un tipo di formazione che supporti il dipendente come persona nella sua totalità. Nell’attuale situazione che stiamo vivendo, i dipendenti potrebbero beneficiare di offerte formative incentrate su resilienza e meditazione, in aggiunta ai tradizionali training volti a potenziare le skill professionali.

Ai dipendenti va conferita la possibilità di scegliere attivamente il proprio percorso formativo mentre lavorano da casa, cosa che ben si sposa con la natura intrinsecamente autonoma del lo smart-working; questo, però, richiede un nuovo modo di pensare dato che non è possibile confrontarsi di persona. Gran parte del nostro apprendimento viene dalla vicinanza ad altri, dall’osservazione e dalle conversazioni spontanee tra colleghi; ne consegue che in queste nuove circostanze è necessario attivarsi per generare regolari opportunità organiche di interazione tra colleghi non fisicamente connessi. Curiosità, interesse nel lavoro altrui e ricerca di opportunità di apprendimento sono pertanto gli atteggiamenti da incoraggiare, e i manager possono fare la propria parte conducendo regolari conversazioni sugli obiettivi professionali dei dipendenti e trovando poi il modo di metterli in pratica.

CONNETTERSI IN MODO CREATIVO

Tutti abbiamo fatto qualche aperitivo di troppo su Zoom negli ultimi mesi. Vedere i colleghi in volto è sicuramente meglio che sentirli solo al telefono, tuttavia i saluti virtuali non sopperiscono all’impossibilità di incontrarsi di persona.

Ma lo smart-working è destinato a continuare – almeno per il momento – e bisogna comunque fare tesoro di questi momenti di socialità che, se trascurati, rischiano di sparire. Approfittate della tecnologia a disposizione in modo creativo, ad esempio abilitando votazioni e domande/risposte alle call su Zoom per una serata quiz, oppure invitando un professionista locale a condurre un corso virtuale per il vostro team. Potreste anche organizzare un “Powerpoint Party” o uno spettacolo musicale che promuova le abilità, le capacità innate e gli interessi dei vostri dipendenti.

L’estate scorsa Hotwire ha organizzato due giorni di formazione per tutti i dipendenti; a dare il via all’evento, che noi chiamiamo Bootcamp, ci hanno pensato due nostri colleghi – DJ nel tempo libero – con un deejay set studiato appositamente per l’occasione. Chi avrebbe mai detto che un rave alle 9 del mattino potesse essere così coinvolgente? I nostri speaker hanno presentato i contenuti più svariati in formato rigorosamente virtuale, il che ha consentito anche di abbattere i costi e annullare i tempi per gli spostamenti. Tutti i dipendenti avevano la possibilità di comunicare tra loro durante le sessioni tramite un apposito canale Slack – un’iniziativa, questa, che sarebbe stata impossibile da replicare in un evento fisico.

Quando si parla di smart-working si tende spesso a sottolinearne gli aspetti negativi legati alla mancata presenza fisica, invece bisognerebbe anche sfruttare quanto di positivo ha da offrire per il coinvolgimento attivo di tutti i dipendenti.

INVESTIRE NELLE PERSONE

La creazione e il mantenimento della giusta strategia di thoughtful working richiede tempo e denaro, e quando il budget è limitato spesso si tende a tagliare proprio su questo genere di costi. Niente di più sbagliato: sono proprio questi, infatti, gli investimenti che vi faranno risparmiare tempo e denaro sul lungo termine, garantendo un maggior livello di soddisfazione dei dipendenti e un minor turnover di risorse umane. Occorre dunque istituire la cultura dello smart-working consapevole, che sia di supporto ai dipendenti – studiandone la realizzazione, l’introduzione e il mantenimento da parte della leadership.

I dipendenti che si sentono supportati nella totalità della propria persona avranno meno probabilità di soffrire di burnout e di cercare opportunità altrove. Oltre a essere la cosa giusta da fare, il thoughtful working è quindi anche la scelta più logica dal punto di vista economico, per la sostenibilità a lungo termine dell’azienda e dei team.

Gli uffici di Hotwire riapriranno i battenti quando sarà possibile per i nostri dipendenti rientrarvi in completa sicurezza, sia per sé stessi che per gli altri membri delle rispettive comunità. Ma nel frattempo lavoriamo affinché lo smart-working sia davvero intelligente.

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