Cada año todos los que formamos parte de Hotwire nos juntamos durante una semana para compartir experiencias y celebrar los logros que hemos conseguido durante el año en un lugar distinto del planeta. Esto es lo que llamamos nuestro Bootcamp anual. Este año nuestro destino iba a ser Nueva York, pero debido a la pandemia del COVID-19, tuvimos que cambiar nuestros planes.

Así que en menos de 3 meses tuvimos que organizar un encuentro que normalmente nos suele llevar casi un año de preparativos. La solución fue un evento virtual y como expertos en comunicación, creímos que era necesario aprender de nuestra experiencia y compartirla con todos aquellos que estén pensando en este tipo de soluciones, especialmente para aquellos eventos más multitudinarios, como es el Bootcamp de Hotwire.

El contenido, una vez más, es el rey

¿Cómo podemos conectar con nuestra audiencia y mantener su atención durante un largo periodo de tiempo? El contenido es la respuesta. Uno de los peligros de los eventos online es que el espectador no está ‘cautivo’, puede desconectar con mucha más facilidad y si eso ocurre, volver a conectar con él puede ser una misión imposible. A la hora de planificar los contenidos de los que vas a hablar en tu evento virtual, es importante que compruebes con tus empleados o un comité formado para el evento, las ideas de los posibles speakers y ofrecerles un briefing adecuado a lo que estás intentando comunicar. Las sesiones deben ser atractivas tanto en el contenido como en la forma. Y no te olvides de un elemento tanto o más importante  que las presentaciones, las transiciones. No dejes que la atención de tu audiencia decaiga, prepara y ensaya los espacios entre presentaciones.

Pon ritmo a tu evento

La música nos une a todos. Da igual la lengua que hablemos o el país en el que residamos. La música es un lenguaje universal que todo el mundo entiende y que nos hace sentir. En Hotwire tenemos nuestra propia banda de música ‘The Borderless Thinkers’. Desde rock, pop, hasta house, cada sesión comenzaba siempre con música convirtiendo el evento online en un auténtico festival.  También contamos con DJs al principio de cada día de nuestro Bootcamp virtual, una manera divertida de comenzar a conectar con la audiencia.

La interacción es la clave

No es fácil establecer un diálogo con 300 personas desde su casa al mismo tiempo. Para conseguir que todos los miembros de Hotwire se sintiesen parte de este encuentro y participasen de una manera activa creamos una caja con merchandising y accesorios. De este modo, todos los participantes pudieron ser parte del evento online y  sentir los colores de Hotwire. Incluso diseñamos diferentes fondos de pantalla para Zoom. Y por supuesto, creamos un hahstag (#HWReWired) donde amplificar la conversación en los canales sociales, tanto internos como externos.

La gamificación fue clave para conseguir que todos los miembros de Hotwire alrededor del mundo se unieran a la conversación online con un concurso de fotos. Y en la app del evento creamos diferentes conversaciones que fomentasen el diálogo entre los asistentes. Y para finalizar, organizamos grupos con clases de cocina y hasta un escape room virtual.

Incluye reuniones para generar networking

El networking entre los asistentes es posiblemente uno de los mayores incentivos de los grandes eventos y los eventos online también pueden ser un lugar para este tipo de encuentros. En nuestro bootcamp algunos de estas reuniones surgieron de manera espontánea a través de Zoom, la app o incluso Slack. Es importante planificar con antelación las plataformas y canales para que los asistentes puedan asistir a estas reuniones y que la magia del evento continúe más allá de las sesiones online.

La magia del directo

Como en todo evento, siempre tienes que tener un plan B. Y es que todo puede ocurrir cuando se trata de un encuentro online. Caída de Internet, fallo de sonido, o alguien que se queda en blanco. Ten todo previsto, ten preparadas grabaciones, guiones de emergencia y sobre todo, mantén la calma. Si llega lo peor, lo mejor es ser sincero y transparente y pedir a la audiencia comprensión. Todos estamos aprendiendo a movernos en la nueva normalidad.

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